Činnost vedení spisovny náleží dle přílohy č. 3 zákona č. 455/1991 Sb., Zákon o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), mezi koncesované živnosti. Tento předpis ustanovuje orgánem státní správy, který se vyjadřuje k žádosti o koncesi státní oblastní archiv příslušný podle místa provozovny. Státní oblastní archiv v Praze vydává stanoviska v případě provozoven na území Prahy a Středočeského kraje. 

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v § 49 odst. 1, písm. r) stanoví, že se Státní oblastní archiv vyjadřuje k žádosti o koncesi k vedení spisovny a kontroluje stavebně technický stav a bezpečnostní zajištění provozoven určených k výkonu koncesované živnosti vedení spisovny. V § 49 odst. 1, písm. s) tento předpis dále určuje, že Státní oblastní archiv kontroluje plnění povinností podnikatele, kterému byla udělena koncese k vedení spisovny, stanovených v § 3 odst. 4 tohoto zákona. Jde o povinnost podnikatelů, kterým byla udělena koncese k provozování živnosti vedení spisovny, uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií, jde-li o dokumenty, ke kterým mají tuto povinnost veřejnoprávní původci, soukromoprávní původci nebo jejich právní nástupci a které byly veřejnoprávními původci, soukromoprávními původci nebo jejich právními nástupci těmto podnikatelům předány k zajištění odborné správy.

Stavebně technický stav a bezpečnostní zajištění provozoven určených k výkonu koncesované živnosti vedení spisovny je posuzován podle ustanovení § 68 odst. 4 zák. č. 499/2004 Sb, o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Zmocnění je uvedeno v příloze č. 3 zákona č. 455/1991 Sb., Zákon o živnostenském podnikání (živnostenský zákona).

Požadavky na stavebně technických stav a bezpečností zajištění budovy dle § 68 odst. 4:

a) prostory pro ukládání dokumentů nesmí být ohroženy povodněmi,

b) musí pro ni být zpracována požární dokumentace a musí být vybavena ručními hasicími přístroji; v prostorách pro ukládání dokumentů musí být umístěny pouze práškové hasicí přístroje,

c) prostory pro ukládání dokumentů musí být zabezpečeny proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka, a to zejména proti průniku vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek nebo působení fyzikálních jevů a proti nadměrné prašnosti, které by mohly vést k poškození nebo zničení dokumentů,

d) prostory pro ukládání dokumentů musí být vybaveny regály pro ukládání dokumentů,

e) prostory pro ukládání dokumentů musí být zajištěny proti vstupu nepovolané osoby.

V případě dotazů nebo žádostí o vydání stanoviska k vedení živnosti vedení spisovny se obracejte na Mgr. Šárku Janotovou, Ph.D., vedoucí Oddělení fondů hospodářských subjektů Státního oblastního archivu v Praze, tel.: 974 847 379, 737 277 830, E-mail: sarka.janotova@soapraha.cz.