Oddělení fondů veřejné správy (I. oddělení)

Kromě péče o dokumenty, uložené již v archivu, vykonává I. oddělení úkoly spojené s předarchivní péčí u státních úřadů a institucí v oblasti středních Čech a hl.m. Prahy - v této oblasti je to především výběr archiválií ve skartačním i mimoskartačním řízení. V rámci běžné agendy jsou vypracovávány rešerše nejrůznějšího druhu jak pro úřední potřebu (zejména pro potřeby soudů a státních úřadů), tak i pro soukromé osoby, včetně rešerší genealogických, byť tyto jen v omezeném rozsahu.

Tyto žádosti se vyřizují na základě písemných podání právnických nebo fyzických osob včetně orgánů státní správy a původců archiválií. SOA Praha odpovídá na písemné žádosti na základě archiválií, které jsou v něm uloženy, vypracovává tematické rešerše, případně i opisy archiválií nebo výpisy z nich. Všechny tyto služby jsou zpoplatňovány, výše ceny za rešerší je dána náročností práce a množstvím vynaloženého času. Vyřízení složitějších žádostí vyžaduje často i řadu dnů práce a hledání v řadě archivních fondů (sbírek). Archiválie ze starší doby jsou vedle češtiny psány kromě jiných jazyků i v němčině a v latině. Proto mnohdy nelze dodržet lhůty určené pro správní orgány.

Případné reprodukce archiválií jsou opatřovány citací fondu (sbírky), nahrazují-li opis archiválie, jsou opatřeny ověřovací doložkou a razítkem. Archiv je oprávněn sdělit a potvrdit jen údaje, které získal z archiválií, jež jsou u něj uloženy. Opisy nebo kopie archiválií slouží jako podklad k dalšímu jednání, archivu nepřísluší rozhodovací pravomoc, je pouze správcem informací. Rovněž tyto úkony jsou zpoplatňovány, původcům archiválií nebo jejich právním nástupcům a státním orgánům jsou kopie i ověření poskytovány zdarma.

 

Oddělení zemědělsko-lesnických a osobních fondů a matriční agendy (II. oddělení)

V rámci své působnosti spravuje archivní fondy regionálně spadající do Středočeského kraje vzniklé z činnosti správ šlechtických velkostatků, ústředních orgánů majitelů velkostatků, ředitelství státních lesů a statků a řídících orgánů zemědělské výroby na úrovni kraje, nejnižších stupňů správy státních lesů a statků, strojních traktorových stanic, zemědělských zásobovacích a nákupních podniků, šlechtitelských a semenářských podniků, výzkumných a vývojových podniků v oblasti zemědělské výroby, státních plemenářských podniků, státních rybářství, specializovaných zemědělských podniků, včetně nově vzniklých soukromých podniků a akciových společností podnikajících v zemědělství a lesnictví, lesních a hospodářských družstev, lesních společenstev, zemědělských a potravinářských inspekcí, veterinárních správ a správ CHKO ve Středočeském kraji.

Dále spravuje rodinné šlechtické archivy a osobní fondy regionálně významných osob. Pořádáním, tříděním a inventarizací zajišťuje postupné zpřístupňování svěřených fondů pro správní i badatelské účely, včetně zpracovávání odborných rešerší.

V rámci předarchivní péče vede skartační řízení, vyhotovuje protokoly o výběru archiválií u státních institucí a hospodářských subjektů z oblasti zemědělské výroby a lesnictví. V případě státních institucí je okruh působnosti nejen na území Středočeského kraje, nýbrž i hlavního města Praha.

 

Oddělení fondů hospodářských subjektů (III. oddělení)

Jeho činnost spočívá v předarchivní péči a metodické pomoci při organizaci spisové služby především u soukromoprávních původců (obchodní organizace), v kontrole výkonu spisové služby ve státních podnicích a výběru archiválií ve skartačním i mimoskartačním řízení u zřizovatelů soukromých archivů a podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku.

Vyjadřuje se též k žádostem o koncesi k provozování živnosti „Vedení spisovny“ podle § 52 živnostenského zákona, projednává s likvidátory a insolventními správci zabezpečení dokumentů při rušení obchodních společností nebo výběr archiválií mimo skartační řízení.

 

Oddělení využívání archiválií a evidence Národního archivního dědictví (IV. oddělení)

K využívání archiválií slouží moderní badatelna, která má téměř 60 míst a je vybavena 19 čtecími přístroji pro studium mikrofilmů, které budou od letošního roku doplňovány a posléze nahrazovány počítači, umožňujícími studium digitálních kopií. Navštíví ji každý rok kolem 1200 domácích i zahraničních badatelů, kteří vykonají téměř 8 tisíc návštěv. Badatelé mají volně k dispozici inventární soupisy matrik, seznam obcí středních Čech a jejich farní příslušnost s označením jejich příslušnosti do správních celků a farností a další pomůcky, základní literaturu, jako jsou encyklopedie, slovníky, edice aj. Pracovníci badatelny poskytují archivní pomůcky ostatních archivních fondů, vysvětlí, jak se v nich orientovat, jak žádat o archiválie, předloží badateli publikace, které nejsou volně k dispozici.

Pracovníci oddělení se podílejí na výstavách archiválií ve vlastních prostorách, spolupracují na výstavách jiných kulturních institucí, a to jak domácích tak i zahraničních, kam archiv za dodržení přísných podmínek půjčuje archiválie ze svých fondů.

Centrální knihovna archivu je specializovanou knihovnou ve smyslu § 13 knihovního zákona č. 257/2001 Sb., je zaměřena na historii středních Čech a řídí se statutem. V souladu se zákonem č. 499/2004 v aktuálním znění a výpůjčním řádem je knihovna prezenční, publikace se předkládají pouze v badatelně. Pečuje o téměř 36 000 svazků (včetně 85 titulů periodik); do této sumy nejsou započteny fondy knihoven dvanácti státních okresních archivů a omezeně přístupné knižní fondy ze zrušených pracovišť SOA v Praze a převzatých podnikových archivů. Úkolem knihovny je koordinované shromažďování, zpracovávání, uchovávání, zpřístupňování a další využívání publikovaných dokumentů, které se vztahují k archivnictví a pomocným vědám historickým, k české (regionální) a obecné historii, k archivním souborům uloženým v SOA v Praze včetně příruček k nim. Obsahuje i příručky provozního charakteru.

 

Ekonomické oddělení (V. oddělení)

Zabezpečuje provoz Státního oblastního archive v Praze po hospodářské stránce, správu budov, správu sítě a výpočetní techniky.

 

Oddělení péče o fyzický stav archiválií (VI. oddělení)

Oddělení péče o fyzický stav archiválií se zabývá činností související s preventivní péčí o archiválie, jejich ochranou a zpřístupňováním v digitální podobě. Mezi jeho úkoly patří restaurování a konzervování archiválií, průzkum jejich fyzického stavu a monitorování podmínek jejich uložení. Zajišťuje také digitalizaci a správu digitalizovaných archiválií, pořizuje bezpečnostní a uživatelské mikrofilmy a provádí reprografické a fotografické práce pro potřeby archivu i badatelské veřejnosti.

V restaurátorském ateliéru jsou restaurovány archiválie jak z pražského centrálního pracoviště, tak ze středočeských okresních archivů. Jedná se hlavně o rukopisné knihy, pergamenové listiny s pečetěmi, mapy, plány i historické fotografie. Restaurátorský ateliér spolupracuje se Střední průmyslovou školou grafickou v Praze, jejíž studenti zde každoročně vykonávají odbornou praxi, a s Fakultou restaurování Univerzity Pardubice.

Digitalizace archiválií je prováděna ve fotografickém ateliéru a velkoformátovým skenerem na digitalizačním pracovišti. Digitalizovány jsou badatelsky nejvyužívanější archiválie, zejména matriky, a významné jednotliviny i soubory, např. nejstarší pergamenové listiny nebo cenné skleněné negativy z fondů ČKD Praha a Ringhoffer. Na mikrografickém pracovišti jsou zhotovovány bezpečnostní a následně i studijní mikrofilmy nejvzácnějších a badatelsky nejvyužívanějších archiválií.

V souladu s archivním zákonem provádějí pracovníci oddělení také reprografické, fotografické a mikrografické práce na základě objednávek badatelů. Tyto služby jsou zpoplatněné podle platného ceníku.

Oddělení péče o fyzický stav archiválií také zajišťuje zveřejňování digitalizovaných matrik na internetu a podílí se na koordinaci vytváření elektronických archivních pomůcek. V neposlední řadě se podílí na přípravě výstav archiválií ve vlastních prostorách a spolupracuje na výstavách jiných institucí, kam jsou originály archiválií z našich fondů zapůjčovány pouze za dodržení přísných podmínek.

 

Sekretariát ředitele (VII. oddělení)

Zajišťuje organizačně administrativní činnosti, řídící činnost a plnění úkolů ředitele, koordinuje metodickou činnost archivu, zajišťuje právní podporu odborných archivních, administrativních, správních činností, kontroluje dodržování vnitřních předpisů a nařízení, zajišťuje personální a mzdovou agendu a dále ICT služby, tedy oblast informatiky, která pokrývá správu, řízení, monitorování a vyhodnocování provozních služeb.

 

Oddělení metodiky (VIII. oddělení)

Oddělení má na starosti metodickou činnost v oblasti předarchivní péče, zpracování archiválií a také řízení vědeckého výzkumu v archivu.