SOA v Praze - Státní okresní archivy:

Náplň činnosti a poskytované služby

Státní okresní archiv Rakovník dohlíží na vyřazování (skartaci) písemností vzniklých z činnosti orgánů státní správy a samosprávy, jejich organizací a zařízení a jejich předchůdců a dále písemností vzešlých z činnosti organizací, osob a podnikatelských subjektů na území okresu, ve smyslu znění archivního zákona.

Zajišťuje všestrannou péči o archiválie, zpřístupňuje archiválie veřejnosti, využívá je ke zpracování odborných rešerší. Archiv je zapojen do výkonu státní správy, vytváří a spravuje knihovnu odborné literatury se zaměřením na daný region, pořádá přednášky, autorsky i vydavatelsky se podílí na regionální i celostátní publikační činnosti. V souladu se zákonnými normami vykonává následující odborné činnosti:

  • Předarchivní péče
  • Evidence archiválií
  • Zpracování archiválií
  • Zpřístupňování archiválií pro vědecké, správní, hospodářské a kulturní účely
  • Bezpečné uložení a zabezpečení fyzického stavu archiválií
  • Vyvíjí vlastní vědeckou činnost v oblasti regionální historie a archivnictví

Předarchivní péče

SOkA Rakovník dohlíží ve skartačním řízení na vyřazování dokumentů u vymezeného okruhu úřadů státní správy včetně justice, podniků, samosprávy (zejména měst a obcí), orgánů zájmové samosprávy veřejnoprávního charakteru (organizace, které ukládají archiválie podle § 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a § 6 směrnice č. 6/1975 Ú. v. do státních okresních archivů) a na základě vzájemné dohody i u některých orgánů zájmové samosprávy, sdružení občanů apod. v rozsahu okresu Rakovník. Přejímá archiválie od právnických a fyzických osob k trvalému uložení. Takto převzaté archiválie jsou využívány a zabezpečeny dle legislativních nebo i dohodnutých podmínek. Původce archiválií nebo jeho nástupce k nim má neomezený přístup.

Evidence archiválií

Všechny archiválie jsou rozděleny podle metodických zásad na archivní fondy (sbírky) a evidovány na evidenčních listech, které jsou součástí evidence Národního archivního dědictví (NAD) v České republice. Cílem jednotné evidence archivních fondů je podchycení základních údajů, zejména označení původce, časový rozsah, údaje o množství, fyzický stav a kategorizační znaky. Evidence archiválií se provádí i v databázi evidenčních listů NAD (PEvA). Přírůstky jsou evidovány v přejímacím seznamu, podchyceny v přírůstkové knize a konečně zaneseny na evidenční listy a do databáze PEvA. Část této databáze je volně přístupná veřejnosti na internetu a v badatelně archivu.

Zpracování archiválií

Archiválie v rámci jednotlivých archivních fondů a sbírek se pořádají podle určitého třídícího schématu. K takto uspořádanému archivnímu fondu (sbírce) jsou v archivu vytvářeny různé druhy archivních pomůcek poskytujících informace o archiváliích, jejich obsahu a o fondu samém. Teprve pokud má archivní fond (sbírka) vyhotovenou a schválenou archivní pomůcku, považuje se za přístupný bez omezení, nestanovuje-li příslušný právní předpis nebo dohoda s původcem archiválií jinak. Nejčastějším druhem archivní pomůcky je archivní inventář. K podrobnějšímu popisu obsahu jednotlivých archiválií slouží tzv. katalog, jehož forma je obdobná úpravě inventáře. U některých archivních fondů lze vyhledávat požadované archiválie také pomocí původních registraturních pomůcek, které jsou součástí fondu a které se uvádí v příslušných archivních pomůckách. K archivním fondům, které nejsou ještě podrobně uspořádány, se vypracovávají tzv. prozatímní inventáře a inventární seznamy (bez úvodů a dalších náležitostí), k neuzavřeným fondům pak dílčí inventáře.

Zpřístupňování archiválií

Aby mohly být archivní fondy a sbírky nebo jejich části využívány veřejností, musí být zpracovány. Fyzický stav archiválií musí využívání umožňovat a nesmí se na ně vztahovat jiná zákonná omezení. Přístupné bez omezení jsou všechny zpracované archivní fondy (sbírky) starší 30ti let. Některé části mohou být nepřístupné z důvodu ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Celý fond může být nepřístupný pouze dočasně - např. z důvodů konzervace (fyzické ochrany). Částečně přístupné jsou nezpracované nebo částečně zpracované fondy (sbírky) a všechny archiválie mladší 30ti let. Povolení jejich studia je v kompetenci ředitele SOkA, může být vázáno na souhlas původce, pokud si to tento vyhradil nebo na souhlas osoby, které se údaje týkají. Nepřístupné (bez možnosti udělení výjimky ke studiu, využívání je možné pouze původcem nebo orgány státní správy při dodržení příslušných předpisů) jsou v SOkA archiválie, na které se vtahují jiná zákonná omezení (např.zákon č. 256/1992 Sb.). Archiválie uložené v archivu může při respektování platných právních norem využívat každý. Je možné toho dosáhnout těmito způsoby:

  • Přímým studiem archiválií či jejich reprodukcí v badatelně archivu
  • Nepřímo na základě písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií
  • Prostřednictvím výstavní a přednáškové činnosti

Studium archiválií v badatelně

SOkA Rakovník poskytuje své služby badatelům v badatelně zpravidla v určených badatelských dnech, mimo tyto dny po předchozí domluvě (telefonem, e-mailem, faxem, poštou nebo osobně). Studium archiválií v badatelně upravuje příslušná směrnice a badatelský řád. Zájemce o studium (badatel) si na základě zvoleného tématu vyhledá v on-line přehledu archivních fondů a sbírek příslušné archivní fondy. Přehled obsahuje všechny archivní fondy SOkA, které jsou řazeny jednak tematicky, jednak abecedně podle místa působení původce fondu. Ke každému fondu či sbírce jsou uvedeny následující údaje: evidenční číslo (jednoznačně identifikuje fond), název fondu, časový rozsah a množství (v běžných metrech) a stručně i obsah fondu, u zinventarizovaných fondů ještě další podrobnější údaje. V případě potřeby mu při výběru archivního materiálu poradí pracovník badatelny či jiný pracovník archivu.

Při návštěvě archivu badatel předloží průkaz totožnosti a vyplní badatelský list. K archivním fondům existují archivní pomůcky, které jsou výsledkem zpracování archiválií. V nich lze nalézt informace o obsahu archiválií a základní informace o jejich původci. Na základě archivní pomůcky badatel vybere konkrétní archiválie nebo jejich skupiny. Archivní materiál je v badatelně připraven zpravidla okamžitě, v některých případech příprava vzhledem k povaze a rozsahu archivního materiálu vyžaduje delší dobu. Archiválie lze studovat pouze prezenčně, nelze je vynášet mimo badatelnu. Z archivního materiálu může badatel podle platných zásad obdržet za úplatu reprodukce. K dispozici je také archivní knihovna. Ta obsahuje především regionální literaturu pro rakovnický okres, základní edice pramenů k českým dějinám, základní díla pro českou a československou historii, archivnictví, pomocné vědy historické, dějiny správy, jazykové slovníky, encyklopedie, bibliografie atd. Knihy z archivní knihovny se studují v badatelně pouze prezenčně, výjimky uděluje ředitel SOkA.

Podání písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií

Děje se tak na základě písemné žádosti právnických a fyzických osob (včetně orgánů státní správy a původců archiválií) zaslané archivu. Případné reprodukce archiválií, zhotovené k odpovědi na tyto žádosti, jsou opatřovány ověřovací doložkou (potvrzení shody s originálem). SOkA Rakovník může pouze potvrdit a sdělit údaje, které přímo zjistil z archiválií, pokud se dochovaly a jsou v jeho správě, případně doporučit kontakt na jiný archiv či organizaci; nepřísluší mu rozhodovací pravomoc, je pouze správcem informací. Kopie a ověření původcům archiválií nebo jejich právním nástupcům a státním orgánům jsou poskytovány zdarma.

SOkA Rakovník odpovídá na písemné dotazy žadatelů a podle možnosti vypracovává odborné tematické rešerše, ke kterým má ve svých fondech příslušné archivní doklady. Rešeršní služby jsou zpoplatňovány. Jejich výše záleží na době a náročnosti práce, která je na rešerši vynaložena. Vyřízení žádostí a rešerší vyžaduje často spolupráci více pracovníků archivu a prozkoumání často ještě neuspořádaných archiválií, proto může trvat vyřízení těchto žádostí ve složitějších případech až několik měsíců.

Výstavní a přednášková činnost

Využívání archiválií při těchto činnostech se řídí zvláštními pravidly pro vystavování archiválií, jejichž cílem je fyzická ochrana originálních dokumentů.

Zabezpečení fyzického stavu archiválií

Archiválie uložené v SOkA Rakovník byly do roku 1995 uloženy v několika budovách okresu Rakovník, které ze stavebně technického hlediska nesplňovaly základní požadavky kladené na archivní objekty. Z tohoto důvodu Okresní úřad Rakovník jako tehdejší zřizovatel přikročil ke stavbě nové účelové budovy. Od 1. 6. 1995 využívá archiv novostavbu, která zajišťuje bezpečné uložení archiválií, umožňuje zkvalitnění a rozšíření služeb pro veřejnost a pro zaměstnance zajišťuje dobré pracovní podmínky.

Webmaster
© 2004