SOA v Praze - Státní okresní archivy:

Náplň činnosti a poskytované služby

Archiv dohlíží na vyřazování (skartaci) písemností vzniklých z činnosti orgánů státní správy a samosprávy, jejich organizací a zařízení a jejich předchůdců a písemností vzniklých z činnosti organizací , osob a podnikatelských subjektů ve smyslu znění archivního zákona na území Středočeského kraje a hl. m.Prahy.

Zajišťuje všestrannou péči o archiválie, zpřístupňuje archiválie veřejnosti, využívá je ke zpracování odborných rešerší. Podílí se na výkonu státní správy. Archiv vytváří a spravuje knihovnu odborné literatury se zaměřením na daný region, pořádá přednášky, autorsky i vydavatelsky se podílí na regionální i celostátní publikační činnosti.

V souladu se zákonnými normami archiv vykonává následující odborné činnosti:

  • Předarchivní péče
  • Evidence archiválií
  • Zpracování archiválií
  • Zpřístupňování archiválií pro vědecké, správní, hospodářské a kulturní účely
  • Bezpečné uložení a zabezpečení fyzického stavu archiválií
  • Vyvíjí vlastní vědeckou činnost v oblasti regionální historie a archivnictví

Předarchivní péče

SOkA Příbram ve skartačním řízení dohlíží na vyřazování dokumentů u vymezeného okruhu úřadů státní správy včetně justice, samosprávy (zejména měst a obcí), podniků, orgánů zájmové samosprávy veřejnoprávního charakteru (organizace, které ukládají archiválie podle § 3 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a § 6 směrnice č. 6/1975 Ú.v. do státních okresních archivů) a na základě vzájemné dohody i u některých orgánů zájmové samosprávy, sdružení občanů apod. v okrese Příbram. Přejímá archiválie od právnických a fyzických osob k trvalému uložení, takto převzaté archiválie jsou využívány a zabezpečeny dle legislativních nebo i dohodnutých podmínek. Původce archiválií nebo jeho právní nástupce k nim má neomezený přístup.

Evidence archiválií

Všechny archiválie jsou rozděleny podle metodických zásad na archivní fondy (sbírky) a evidovány na evidenčních listech, které jsou součástí evidence Národního archivního dědictví (NAD) v České republice. Cílem této jednotné evidence archivních fondů je podchycení základních údajů, zejména označení původce, časový rozsah, údaje o množství, fyzický stav a kategorizační znaky. Evidence archiválií se provádí i v databázi evidenčních listů NAD (PEvA). Přírůstky jsou evidovány v přejímacím seznamu, podchyceny v přírůstkové knize a konečně zaneseny na evidenční listy a do databáze PEvA. Část této databáze je volně přístupná veřejnosti na internetu nebo v badatelně archivu.

Zpracování archiválií

Archiválie v rámci jednotlivých archivních fondů a sbírek se uspořádají podle určitého třídícího schématu. K takto uspořádanému archivnímu fondu (sbírce) jsou v archivu vytvářeny různé druhy archivních pomůcek poskytujících informace o archiváliích, jejich obsahu a o fondu samém. Teprve pokud má archivní fond (sbírka) vyhotovenou a schválenou archivní pomůcku, považuje se za přístupný bez omezení, nestanovuje-li příslušný právní předpis nebo dohoda s původcem archiválií jinak. Nejčastějším druhem archivní pomůcky je archivní inventář. K podrobnějšímu popisu obsahu jednotlivých archiválií slouží tzv. katalog, jehož forma je obdobná úpravě inventáře. U některých archivních fondů lze vyhledávat požadované archiválie také pomocí původních registraturních pomůcek, které jsou součástí fondu, a které se uvádí v příslušných archivních pomůckách. K archivním fondům, které nejsou ještě podrobně uspořádány, se vypracovávají tzv. prozatímní inventáře a inventární seznamy (bez úvodů a dalších náležitostí), k ještě neuzavřeným fondům dílčí inventáře.

Zpřístupňování archiválií

Aby mohly být archivní fondy a sbírky nebo jejich části využívány veřejností, musí být zpracovány, fyzický stav archiválií musí využívání umožňovat a nesmí se na ně vztahovat jiná zákonná omezení. Přístupné bez omezení jsou všechny zpracované archivní fondy (sbírky) starší 30ti let. Některé části fondů mohou být nepřístupné z důvodu ustanovení zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů. Celý fond může být nepřístupný pouze dočasně - např. z důvodů konzervace (fyzické ochrany). Částečně přístupné jsou nezpracované, nebo částečně zpracované fondy (sbírky) a všechny archiválie mladší 30ti let. Povolení ke studiu je v kompetenci ředitele SOkA Příbram, může být vázáno na souhlas původce, pokud si to tento vyhradil nebo na souhlas osoby, které se údaje týkají. Nepřístupné (bez možnosti udělení výjimky ke studiu, využívání je možné pouze původcem nebo orgány státní správy při dodržení příslušných předpisů) jsou v SOkA Příbram archiválie, na které se vtahují jiná zákonná omezení (např. zákon č. 256/1992 Sb.). Archiválie uložené v archivu může při respektování platných právních norem využívat každý. Je možné toho dosáhnout těmito způsoby: přímým studiem archiválií či jejich reprodukcí, v badatelně archivu nebo nepřímo na základě písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií prostřednictvím výstavní a přednáškové činnosti.

Studium archiválií

Studium archiválií v badatelně SOkA Příbram je umožněno badatelům zpravidla v určených badatelských dnech, mimo tyto dny po předchozí domluvě (telefonem, e-mailem, faxem, poštou, nebo osobně). Studium archiválií v badatelně upravuje příslušná směrnice a badatelský řád. Zájemce o studium (badatel) si na základě zvoleného tématu vyhledá v průvodci po archivu nebo on-line přehledu archivních fondů a sbírek (PEvA) příslušné archivní fondy. Přehled obsahuje všechny archivní fondy SOkA Příbram, které jsou řazeny jednak tématicky, jednak abecedně podle místa působení původce fondu. Ke každému fondu či sbírce jsou uvedeny následující údaje: evidenční číslo (jednoznačně identifikuje fond), název fondu, časový rozsah a množství (v běžných metrech) a stručně i obsah fondu, u zinventarizovaných fondů ještě další podrobnější údaje. V případě potřeby mu při výběru archivního materiálu poradí pracovník badatelny či jiný pracovník archivu. Při návštěvě archivu badatel předloží průkaz totožnosti a vyplní badatelský list. K archivním fondům existují archivní pomůcky, které jsou výsledkem zpracování archiválií. V nich lze nalézt informace o obsahu archiválií a základní informace o jejich původci. Na základě archivní pomůcky badatel vybere konkrétní archiválie nebo jejich skupiny. Archivní materiál v badatelně připraven zpravidla okamžitě, v některých případech příprava vzhledem k povaze a rozsahu archivního materiálu vyžaduje delší dobu. Archiválie lze studovat pouze prezenčně, nelze je vynášet mimo badatelnu. Z archivního materiálu může badatel podle platných zásad obdržet za úplatu reprodukce. Badateli mohou být archiválie SOkA Příbram předloženy ke studiu v badatelně jím zvoleného státního oblastního archivu nebo státního okresního archivu. Badatel může využívat i archivní knihovnu, obsahující především regionální literaturu pro příbramský okres, základní edice pramenů k českým dějinám, základní díla pro českou a československou historii, archivnictví, pomocné vědy historické, dějiny správy, jazykové slovníky, encyklopedie, bibliografie atd. Knihy z archivní knihovny se také studují v badatelně pouze prezenčně, výjimky uděluje ředitel SOkA Příbram.

Podání písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií

Děje se na základě písemné žádosti právnických a fyzických osob (včetně orgánů státní správy a původců archiválií) zaslané archivu. Případné reprodukce archiválií, zhotovené k odpovědi na tyto žádosti jsou opatřovány ověřovací doložkou (potvrzení shody s originálem). SOkA Příbram může pouze potvrdit a sdělit údaje, které přímo zjistil z archiválií, pokud se dochovaly a jsou v jeho správě, případně doporučit kontakt na jiný archiv či organizaci, nepřísluší mu rozhodovací pravomoc, je pouze správcem informací. Kopie a ověření původcům archiválií nebo jejich právním nástupcům a státním orgánům jsou poskytovány zdarma. SOkA Příbram odpovídá na písemné dotazy žadatelů a podle možnosti vypracovává odborné tematické rešerše, ke kterým má ve svých fondech příslušné archivní doklad. Rešeršní služby jsou zpoplatňovány. Jejich výše záleží na době a náročnosti práce, která je na rešerši vynaložena. Vyřízení žádostí a rešerší vyžaduje často spolupráci více pracovníků archivu a prozkoumání často ještě neuspořádaných archiválií, proto může trvat vyřízení žádostí a rešerší ve složitějších případech až několik měsíců. Obvykle nelze dodržet lhůty určované správními orgány a soudy, protože by utrpěla kvalita šetření.

Výstavní a přednášková činnost

Využívání archiválií při těchto činnostech se řídí zvláštními pravidly pro vystavování archiválií, jejichž cílem je fyzická ochrana originálních dokumentů. Zhotovení reprodukcí se řídí pravidly pro reprodukční služby a jejich ceníkem.

Bezpečné uložení

Zabezpečení fyzického stavu archiválií Archiválie SOkA Příbram byly až do konce roku 1996 uloženy v různých budovách okresu Příbram, které ze stavebně technického hlediska nejen že nesplňovaly základní požadavky kladené na archivní objekty, ale někdy i přímo ohrožovaly další existenci archivních dokumentů. Okresní úřad v Příbrami jako zřizovatel vyřešil nepříznivou situaci SOkA Příbram rozhodnutím o stavbě účelové budovy archivu. Od 1.2.1997 využívá archiv novostavbu budovy, která svými parametry (včetně klimatických a bezpečnostních podmínek) plně splňuje nároky kladené na archivnictví pro 21. století a poskytuje archiváliím, badatelů i archivářům plný komfort pro jejich práci.

Webmaster
© 2004