SOA v Praze - Státní okresní archivy:

Náplň činnosti a poskytované služby

Archiv dohlíží na vyřazování (skartaci) písemností vzniklých z činnosti orgánů státní správy a samosprávy, jejich organizací a zařízení a jejich předchůdců a písemností vzniklých z činnosti organizací , osob a podnikatelských subjektů ve smyslu znění archivního zákona na území Středočeského kraje a hl. m.Prahy.

Zajišťuje všestrannou péči o archiválie, zpřístupňuje archiválie veřejnosti, využívá je ke zpracování odborných rešerší. Podílí se na výkonu státní správy. Archiv vytváří a spravuje knihovnu odborné literatury se zaměřením na daný region, pořádá přednášky, autorsky i vydavatelsky se podílí na regionální i celostátní publikační činnosti.

V souladu se zákonnými normami archiv vykonává následující odborné činnosti:

  • Předarchivní péče
  • Evidence archiválií
  • Zpracování archiválií
  • Zpřístupňování archiválií pro vědecké, správní, hospodářské a kulturní účely
  • Bezpečné uložení a zabezpečení fyzického stavu archiválií
  • Vyvíjí vlastní vědeckou činnost v oblasti regionální historie a archivnictví

Předarchivní péče

SOkA Praha-západ se sídlem v Praze ve skartačním řízení dohlíží na vyřazování dokumentů u vymezeného okruhu úřadů státní správy včetně justice, podniků, orgánů zájmové samosprávy veřejnoprávního charakteru a na základě vzájemné dohody i u některých orgánů sdružení občanů apod. v bývalém okrese Praha-západ.

Přejímá archiválie od právnických a fyzických osob k trvalému uložení a takto převzaté archiválie jsou zabezpečeny a následně využívány podle legislativních nebo i dohodnutých podmínek. Původce archiválií nebo jeho nástupce má k těmto archiváliím neomezený přístup.

Evidence archiválií

Všechny archiválie jsou rozděleny podle metodických zásad na archivní fondy (sbírky) a evidovány na evidenčních listech, které jsou součástí jednotné evidence archivních fondů (JAF) v České republice. Přírůstky jsou evidovány v přejímacím seznamu, podchyceny v přírůstkové knize a konečně zaneseny na evidenční listy a do databáze PEvA. Cílem jednotné evidence archivních fondů je podchycení základních údajů, zejména označení původce, časový rozsah, údaje o množství, fyzický stav a kategorizační znaky. Evidence archiválií se provádí i v databázi počítačového programu Evidence listů JAF (PEvA).

SOkA Praha-západ se sídlem v Praze spravuje v současné době přes 1100 archivních fondů a sbírek, obsahujících archiválie v celkovém rozsahu více než 2 700 běžných metrů (bm), zpracováno je přes 800 bm, nezpracováno je 1900 bm.

Zpracování a zpřístupňování archiválií pro vědecké, správní, hospodářské a kulturní účely

K souhrnné orientaci po archivních fondech (sbírkách) SOkAPraha-západ se sídlem v Praze slouží „Průvodce po fondech a sbírkách SOkA Praha-západ“ z roku 1964.

V rámci jednotlivých archivních fondů a sbírek se archiválie uspořádají podle určitého třídícího schématu. K takto uspořádanému archivnímu fondu (sbírce) jsou v archivu vytvářeny různé druhy archivních pomůcek poskytující informace o archiváliích, jejich obsahu a o fondu samém. Teprve když má archivní fond (sbírka) vyhotovenou a schválenou archivní pomůcku, považuje se za přístupný bez omezení, nestanovuje-li příslušný právní předpis nebo dohoda s původcem archiválií jinak. Nejčastějším druhem archivní pomůcky je archivní inventář. K podrobnějšímu popisu obsahu jednotlivých archiválií slouží tzv. katalog, jehož forma je obdobná úpravě inventáře. U některých archivních fondů lze vyhledávat požadované archiválie také pomocí původních registraturních pomůcek, které jsou součástí fondu, a které se uvádějí v příslušných archivních pomůckách.

K těm archivním fondům, které ještě nejsou podrobně uspořádány, se vypracovávají tzv. prozatímní inventáře a inventární seznamy (bez úvodů a dalších náležitostí), k ještě neuzavřeným fondům dílčí inventáře.

Aby mohly být archivní fondy a sbírky nebo jejich části využívány veřejností, musí být zpracovány, fyzický stav archiválií musí využívání umožňovat a nesmí se na ně vztahovat jiná zákonná omezení.

Přístupné bez omezení jsou všechny zpracované archivní fondy (sbírky) starší 30ti let. Některé části mohou být nepřístupné z důvodu ochrany osobnosti.

Částečně přístupné jsou nezpracované, nebo částečně zpracované fondy (sbírky) a všechny archiválie mladší 30ti let. Povolení ke studiu je v kompetenci ředitele SOkA Praha-západ se sídlem v Praze, může být vázáno na souhlas původce, pokud si to tento vyhradil.

Archiválie uložené v archivu může při respektování platných právních norem využívat každý. Je možné toho dosáhnout těmito způsoby:

  • studiem archiválií, jejich reprodukcí, nebo archivních pomůcek v badatelně archivu
  • na základě písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií
  • prostřednictvím výstavní a přednáškové činnosti.

SOkA Praha-západ se sídlem v Praze poskytuje své služby badatelům v badatelně zpravidla v určených badatelských dnech, mimo tyto dny po předchozí domluvě (telefonem, e-mailem, faxem, poštou, nebo osobně). Studium archiválií v badatelně upravuje příslušná směrnice a badatelský řád. Zájemce o studium (badatel) si na základě zvoleného tématu vyhledá v přehledu archivních fondů a sbírek příslušné archivní fondy. Přehled obsahuje všechny archivní fondy SOkA Praha-západ se sídlem v Praze, které jsou řazeny jednak tématicky, jednak abecedně podle místa působení původce fondu. Ke každému fondu či sbírce jsou uvedeny následující údaje: evidenční číslo, název fondu, časový rozsah a množství (v běžných metrech) a stručně i obsah fondu, u zinventarizovaných fondů ještě další podrobnější údaje. V případě potřeby mu při výběru archivního materiálu poradí pracovník badatelny či jiný pracovník archivu. Při návštěvě archivu badatel předloží průkaz totožnosti a vyplní badatelský list.

K archivním fondům existují archivní pomůcky, které jsou výsledkem zpracování archiválií. V nich lze nalézt informace o obsahu archiválií a základní informace o jejich původci. Na základě archivní pomůcky badatel vybere konkrétní archiválie nebo jejich skupiny. Archivní materiál bývá v badatelně připraven zpravidla do dvou dnů, v některých případech příprava vzhledem k povaze a rozsahu archivního materiálu vyžaduje delší dobu.

Archiválie lze studovat pouze prezenčně, nelze je vynášet mimo badatelnu. Z archivního materiálu může badatel podle platných zásad obdržet za úhradu reprodukce. Badateli mohou být archiválie SOkA Praha-západ se sídlem v Praze předloženy ke studiu v badatelně jím zvoleného státního oblastního archivu nebo státního okresního archivu.

Badatel může využívat i archivní knihovnu, obsahující především regionální literaturu pro okres Praha-západ, základní edice pramenů k českým dějinám, základní díla týkající se české a československé historie, archivnictví, pomocných věd historických, dějin správy, dále jazykové slovníky, encyklopedie, bibliografie atd. Knihy z archivní knihovny se také studují v badatelně pouze prezenčně, výjimky uděluje ředitel SOkA Praha-západ se sídlem v Praze.

Podání písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií se děje na základě písemné žádosti právnických a fyzických osob (včetně orgánů státní správy a původců archiválií) zaslané archivu. Případné reprodukce archiválií, zhotovené k odpovědi na tyto žádosti jsou opatřovány ověřovací doložkou (potvrzení shody s originálem). SOkA Praha-západ se sídlem v Praze může pouze potvrdit a sdělit údaje, které přímo zjistil z archiválií, pokud se dochovaly a jsou v jeho správě, případně doporučit kontakt na jiný archiv či organizaci, nepřísluší mu rozhodovací pravomoc, je pouze správcem informací. Kopie a ověření původcům archiválií nebo jejich právním nástupcům a státním orgánům jsou poskytovány zdarma.

SOkA Praha-západ se sídlem v Praze odpovídá na písemné dotazy žadatelů a podle možnosti vypracovává odborné tematické rešerše, ke kterým má ve svých fondech příslušné archivní doklady. Tyto služby jsou zpoplatňovány. Jejich výše záleží na době a náročnosti práce, která je na rešerši vynaložena.

Vyřízení žádostí a rešerší nezřídka vyžaduje spolupráci více pracovníků archivu a prozkoumání často ještě neuspořádaných archiválií, proto může trvat vyřízení žádostí a rešerší ve složitějších případech déle.

Výstavní a přednášková činnost

Využívání archiválií při těchto činnostech se řídí zvláštními pravidly pro vystavování archiválií, jejichž cílem je fyzická ochrana originálních dokumentů. Zhotovení reprodukcí se řídí pravidly pro reprodukční služby a jejich ceníkem.

Webmaster
© 2004