SOA v Praze - Státní okresní archivy:

Náplň činnosti a poskytované služby

Archiv dohlíží na vyřazování (skartaci) písemností vzniklých z činnosti orgánů státní správy a samosprávy, jejich organizací a zařízení a jejich předchůdců a písemností vzniklých z činnosti organizací , osob a podnikatelských subjektů ve smyslu znění archivního zákona na území Středočeského kraje a hl. m.Prahy.

Zajišťuje všestrannou péči o archiválie, zpřístupňuje archiválie veřejnosti, využívá je ke zpracování odborných rešerší. Podílí se na výkonu státní správy. Archiv vytváří a spravuje knihovnu odborné literatury se zaměřením na daný region, pořádá přednášky, autorsky i vydavatelsky se podílí na regionální i celostátní publikační činnosti.

V souladu se zákonnými normami archiv vykonává následující odborné činnosti:

  • Předarchivní péče
  • Evidence archiválií
  • Zpracování archiválií
  • Zpřístupňování archiválií pro vědecké, správní, hospodářské a kulturní účely
  • Bezpečné uložení a zabezpečení fyzického stavu archiválií
  • Vyvíjí vlastní vědeckou činnost v oblasti regionální historie a archivnictví

Předarchivní péče

SOA Praha dohlíží ve skartačním řízení na vyřazování dokumentů u krajských a oblastních orgánů státní správy a samosprávy, justice i u hospodářských subjektů (státní podniky apod.). V mimoskartačním řízení mohou být do archivu přejímány zejména osobní fondy (písemné pozůstalosti) významných regionálních pracovníků.

Archiválie převzaté k trvalému uložení od právnických či fyzických osob jsou v archivu zpracovávány podle platných legislativních podmínek, zabezpečeny a po uplynutí předepsaných nebo dohodnutých (písemné pozůstalosti) lhůt badatelsky využívány. Neomezený přístup k archiváliím má jejich původce nebo jeho právní nástupce.

Základní archiválie pro výběr k trvalému uložení při rušení společností ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

Podrobný postup likvidátora pro výběr archiválií k trvalému uložení při rušení společností - klikněte Zde

Orientační seznam archiválií akciových společností - klikněte Zde

Orientační seznam archiválií společnosti s ručením omezeným - klikněte Zde

Evidence archiválií

Podle platných metodických pravidel jsou archiválie rozděleny do archivních fondů a sbírek a evidovány na evidenčních listech a v databázi PEvA. Všechny archivní fondy a sbírky jsou součástí Jednotného archivního fondu ČR. Evidenční listy podchycují základní údaje o fondu (sbírce) – jméno či název původce, časový rozsah, rozsah v běžných metrech, stupeň zpracovanosti apod. Zároveň jsou přírůstky evidovány v přírůstkové knize.

Zpracování a zpřístupňování archiválií pro vědecké, správní, hospodářské a kulturní účely

Archiválie se v rámci jednotlivých archivních fondů a sbírek zpracovávají podle platných metodických pravidel. Uspořádané archivní fondy (sbírky) jsou zpřístupněny veřejnosti různými druhy archivních pomůcek. Teprve tehdy jsou archiválie přístupny veřejnosti bez omezení, pokud tomu ovšem nebrání právní předpis nebo dohoda.

Archivní pomůcky jsou opatřeny úvodem obsahujícím základní informace o původci fondu i o fondu samém včetně jeho dochovanosti a využitelnosti. Nejběžnější archivní pomůckou je inventář, podrobněji zpřístupňují fondy nebo jejich části katalogy či rejstříky. Prozatímní inventární seznamy slouží ke zpřístupnění ne zcela uspořádaných fondů, u neuzavřených celků, kde se ještě předpokládají další přírůstky, jsou vypracovány dílčí inventáře.

Podle platné legislativy lze předkládat ke studiu zpracované archivní fondy (sbírky) starší 30 let, pokud to dovolí jejich fyzický stav a nevztahují se na ně jiná zákonná omezení. Archiválie mladší 30 let nebo částečně zpracované fondy (sbírky) je možno předložit ke studiu pouze s předchozím souhlasem ředitele archivu.

Archiválie jsou při respektování platných právních norem (např. zákon 101/2000 Sb., (o ochraně osobních údajů) běžně přístupné všem. Veřejnost se s nimi může seznámit:

  • přímým studiem originálů či jejich reprodukcí v badatelně archivu,
  • nepřímo na základě žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií,
  • prostřednictvím výstavní a přednáškové činnosti archivu a jeho pracovníků.

Studium archiválií v badatelně archivu, kopie archiválií

Archiválie lze studovat výhradně ve speciálně vymezených, k tomuto účelu určených prostorách archivu (badatelna) v návštěvních hodinách. Provoz badatelny upravuje badatelský řád.

Zájemce o studium (badatel) přichází často do studovny již poučen, neboť si vyhledá příslušný archivní fond v PEvA přehledu archivních fondů a sbírek. Pokud badatel zná pouze téma, které chce studovat, pracovníci badatelny případně i ostatní specialisté mu ochotně poradí a poskytnou informace.

Při první návštěvě vyplní badatel po předložení dokladu totožnosti badatelský list, je mu předložena archivní pomůcka, podle níž si vybere archiválie, které chce studovat, a vyplní si žádanku. Matriky narozených, oddaných a zemřelých jsou v SOA Praha předkládány do hodiny, ostatní archiválie, jejichž povaha to vyžaduje, je většinou třeba objednat 14 dnů předem, aby mohly být vyhledány a zkontrolovány, volné listy, fotografie, pohledy apod. spočítány a očíslovány. Archiválie lze studovat pouze presenčně, nelze je vynášet mimo badatelnu ani jinak bez souhlasu obsluhy v rámci badatelny přemísťovat. Na požádání zhotoví služba badateli kopie z volných listů těch archiválií, u nichž tomu nebrání jiné zákonné normy. Elektrografické kopie (tzv. xerokopie) z originálů matrik a jiných vázaných předloh nezhotovujeme z důvodu ochrany archivního materiálu. Pokud je matrika již uložena na mikrofilm, je možné zhotovit zpětnou zvětšeninu z mikrofilmu na papír A4 (jako z kopírky). V případě, že matrika nafocena není, může si badatel nechat zhotovit políčko mikrofilmu na vlastní náklady (viz Ceník služeb). Z tohoto mikrofilmu je pak možné si v badatelně archivu nechat zhotovit zpětnou zvětšeninu. Pro vlastní potřebu může badatel požádat o použití vlastního digitálního aparátu bez blesku a stojanu. Pokud chce badatel využít fotografií pro publikační účely, musí podat písemnou žádost. Tato služba je s výjimkou využití pro vědecké účely zpoplatňována. U většího množství kopií, klasické fotografie, mikrofilmu z vázaných předloh (knih) je třeba počítat s delší lhůtou, objednávku pro fotografické a reprografické pracoviště je třeba odevzdat prostřednictvím služby v badatelně.

Knihovna archivu je výhradně presenční, obsahuje hlavně regionální literaturu se vztahem ke středním Čechám, základní díla české a československé historiografie, pomocné vědy historické, archivnictví, dějiny správy a práva, jazykové i naučné slovníky a encyklopedie. Část z toho nalezne badatel přímo ve studovně v příruční knihovně. Katalog knihovny zatím není digitální zpracován, badatel musí požadovanou knihu objednat u služby v badatelně.

Žádosti o písemné rešerše, výpisy nebo opisy archiválií

Tyto žádosti se vyřizují na základě písemných podání právnických nebo fyzických osob včetně orgánů státní správy a původců archiválií. SOA Praha odpovídá na písemné žádosti na základě archiválií, které jsou v něm uloženy, vypracovává tematické rešerše, případně i opisy archiválií nebo výpisy z nich. Všechny tyto služby jsou zpoplatňovány, výše ceny za rešerší je dána náročností práce a množstvím vynaloženého času. Vyřízení složitějších žádostí vyžaduje často i řadu dnů práce a hledání v řadě archivních fondů (sbírek). Archiválie ze starší doby jsou vedle češtiny psány kromě jiných jazyků i v němčině a v latině. Proto mnohdy nelze dodržet lhůty určené pro správní orgány.

Případné reprodukce archiválií jsou opatřovány citací fondu (sbírky), nahrazují-li opis archiválie, jsou opatřeny ověřovací doložkou a razítkem. Archiv je oprávněn sdělit a potvrdit jen údaje, které získal z archiválií, jež jsou u něj uloženy. Opisy nebo kopie archiválií slouží jako podklad k dalšímu jednání, archivu nepřísluší rozhodovací pravomoc, je pouze správcem informací. Rovněž tyto úkony jsou zpoplatňovány, původcům archiválií nebo jejich právním nástupcům a státním orgánům jsou kopie i ověření poskytovány zdarma.

Výstavní a přednášková činnost

Vystavování archiválií se řídí zvláštními pravidly, jejichž cílem je fyzická ochrana originálních dokumentů. V řadě případů, pokud nelze splnit přísné podmínky, jsou vystavovány pouze kvalitní reprodukce, kopie, případně faksimilie.

Pracovníci archivu se podílejí na řadě přednášek pro studenty, odbornou i laickou veřejnost.

Vydavatelská činnost

Od roku 1957 s několika vynucenými přestávkami vydává SOA Praha spolu se státními okresními archivy středních Čech Středočeský sborník historický.

Od 1.8. 2002 vycházejí buď samostatně nebo ve spolupráci s regionálními muzei: Sborník vlastivědných prací Podblanicka, Minulostí Berounska, Slánský obzor, Archivní prameny Kolínska, Podbrdsko, Rakovnický historický sborník.

Konzervace a restaurování archiválií

Řada archiválií ať již ze starších tak i novějších období přichází do archivu v značně poškozeném stavu. Pracovníci specializovaného pracoviště za pomoci nejmodernějších i klasických technologií tento stav napravují tak, aby krása i vypovídací hodnota archiválií zůstaly zachovány i pro budoucí generace. Tomu slouží i moderně vybavené fotografické a reprografické pracoviště.

Webmaster
© 2004