Náplň činnosti a poskytované služby
Archiv dohlíží na vyřazování (skartaci) písemností vzniklých z činnosti orgánů státní správy a samosprávy, jejich organizací a zařízení a jejich předchůdců a písemností vzniklých z činnosti organizací , osob a podnikatelských subjektů ve smyslu znění archivního zákona na území Středočeského kraje a hl. m.Prahy.
Zajišťuje všestrannou péči o archiválie, zpřístupňuje archiválie veřejnosti, využívá je ke zpracování odborných rešerší. Podílí se na výkonu státní správy. Archiv vytváří a spravuje knihovnu odborné literatury se zaměřením na daný region, pořádá přednášky, autorsky i vydavatelsky se podílí na regionální i celostátní publikační činnosti.
V souladu se zákonnými normami archiv vykonává následující odborné činnosti:
- Předarchivní péče
- Evidence archiválií
- Zpracování archiválií
- Zpřístupňování archiválií pro vědecké, správní, hospodářské a kulturní účely
- Bezpečné uložení a zabezpečení fyzického stavu archiválií
- Vyvíjí vlastní vědeckou činnost v oblasti regionální historie a archivnictví
Předarchivní péče
SOkA Mělník ve skartačním řízení dohlíží na vyřazování dokumentů u vymezeného okruhu úřadů státní správy včetně justice, podniků, orgánů zájmové samosprávy veřejnoprávního charakteru (organizace, které ukládají archiválie podle § 18a zákona o archivnictví a § 6 směrnice č. 6/1975 Ú.v. do státních okresních archivů) a na základě vzájemné dohody i u některých orgánů zájmové samosprávy, sdružení občanů apod v okrese Mělník.
Přejímá archiválie od právnických a fyzických osob k trvalému uložení, takto převzaté archiválie jsou využívány a zabezpečeny dle legislativních nebo i dohodnutých podmínek. Původce archiválií nebo jeho nástupce k nim má neomezený přístup.
Evidence archiválií
Všechny archiválie jsou rozděleny podle metodických zásad na archivní fondy (sbírky) a evidovány na evidenčních listech, které jsou součástí jednotné evidence archivních fondů (JAF) v České republice. Cílem jednotné evidence archivních fondů je podchycení základních údajů, zejména označení původce, časový rozsah, údaje o množství, fyzický stav a kategorizační znaky. Evidence archiválií se provádí i v databázi počítačového programu Evidence listů JAF (PEvA). Přírůstky jsou evidovány v přejímacím seznamu, podchyceny v přírůstkové knize a konečně zaneseny na evidenční listy a do databáze PEvA.
SOkA Mělník spravuje v současné době asi 1250 archivních fondů a sbírek, obsahujících archiválie od 12. století po současnost v celkovém rozsahu více než 3 300 běžných metrů (bm), zpracováno je přes 1700 bm (z toho archivním inventářem nebo katalogem podchyceno 650 bm), nezpracováno je 1600 bm. On-line přehled archivních fondů a sbírek obsahuje všechny archivní fondy SOkA Mělník, které jsou řazeny jednak tématicky, jednak abecedně podle místa působení původce fondu. Každý archivní fond uvedený v tomto přehledu obsahuje evidenční číslo (jednoznačně identifikuje fond v SOkA Mělník), název fondu, časový rozsah, množství (v běžných metrech) a stručně i obsah fondu.
Zpracování archiválií
K souhrnné orientaci po archivních fondech (sbírkách) SOkA Mělník slouží On-line přehled archivních fondů a sbírek, který tak nahrazuje soupis fondů a částečně i popis fondů a průvodce po archivu, které SOkA Mělník nemá.
Archiválie v rámci jednotlivých archivních fondů a sbírek se uspořádají podle určitého třídícího schématu. K takto uspořádanému archivnímu fondu (sbírce) jsou v archivu vytvářeny různé druhy archivních pomůcek poskytujících informace o archiváliích, jejich obsahu a o fondu samém. Teprve pokud má archivní fond (sbírka) vyhotovenou a schválenou archivní pomůcku, považuje se za přístupný bez omezení, nestanovuje-li příslušný právní předpis nebo dohoda s původcem archiválií jinak. Nejčastějším druhem archivní pomůcky je archivní inventář. K podrobnějšímu popisu obsahu jednotlivých archiválií slouží tzv. katalog, jehož forma je obdobná úpravě inventáře. U některých archivních fondů lze vyhledávat požadované archiválie také pomocí původních registraturních pomůcek, které jsou součástí fondu, a které se uvádí v příslušných archivních pomůckách.
K archivním fondům, které nejsou ještě podrobně uspořádány, se vypracovávají tzv. prozatímní inventáře a inventární seznamy (bez úvodů a dalších náležitostí), k ještě neuzavřeným fondům dílčí inventáře.
Zpřístupňování archiválií pro vědecké, správní, hospodářské a kulturní účely
Aby mohly být archivní fondy a sbírky nebo jejich části využívány veřejností, musí být zpracovány, fyzický stav archiválií musí využívání umožňovat a nesmí se na ně vztahovat jiná zákonná omezení.
Přístupné bez omezení jsou všechny zpracované archivní fondy (sbírky) starší 30ti let. Některé části mohou být nepřístupné z důvodu ochrany osobnosti. Celý fond může být nepřístupný pouze dočasně - např. z důvodů konzervace (fyzické ochrany).
Částečně přístupné jsou nezpracované, nebo částečně zpracované fondy (sbírky) a všechny archiválie mladší 30ti let. Povolení ke studiu je v kompetenci ředitele SOkA Mělník, může být vázáno na souhlas původce, pokud si to tento vyhradil.
Nepřístupné (bez možnosti udělení výjimky ke studiu, využívání je možné pouze původcem nebo orgány státní správy při dodržení příslušných předpisů) jsou v SOkA Mělník archiválie, na které se vtahují jiná zákonná omezení (zákon č. 256/1992 Sb.).
Archiválie uložené v archivu může při respektování platných právních norem využívat každý. Je možné toho dosáhnout těmito způsoby:
- přímým studiem archiválií, jejich reprodukcí, nebo archivních pomůcek v badatelně archivu
- nepřímo na základě písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií
- prostřednictvím výstavní a přednáškové činnosti.
Studium archiválií v badatelně
SOkA Mělník poskytuje své služby badatelům v badatelně zpravidla v určených badatelských dnech, mimo tyto dny po předchozí domluvě (telefonem, e-mailem, faxem, poštou, nebo osobně). Studium archiválií v badatelně upravuje příslušná směrnice a badatelský řád. Zájemce o studium (badatel) si na základě zvoleného tématu vyhledá v On-line přehledu archivních fondů a sbírek příslušné archivní fondy. Přehled obsahuje všechny archivní fondy SOkA Mělník, které jsou řazeny jednak tématicky, jednak abecedně podle místa působení původce fondu. Ke každému fondu či sbírce jsou uvedeny následující údaje: evidenční číslo (jednoznačně identifikuje fond), název fondu, časový rozsah a množství (v běžných metrech) a stručně i obsah fondu, u zinventarizovaných fondů ještě další podrobnější údaje. V případě potřeby mu při výběru archivního materiálu poradí pracovník badatelny či jiný pracovník archivu. Při návštěvě archivu badatel předloží průkaz totožnosti a vyplní badatelský list.
K archivním fondům existují archivní pomůcky, které jsou výsledkem zpracování archiválií. V nich lze nalézt informace o obsahu archiválií a základní informace o jejich původci. Na základě archivní pomůcky badatel vybere konkrétní archiválie nebo jejich skupiny. Archivní materiál v badatelně připraven zpravidla okamžitě, v některých případech příprava vzhledem k povaze a rozsahu archivního materiálu vyžaduje delší dobu.
Archiválie lze studovat pouze prezenčně, nelze je vynášet mimo badatelnu. Z archivního materiálu může badatel podle platných zásad obdržet za úplatu reprodukce. Badateli mohou být archiválie SOkA Mělník předloženy ke studiu v badatelně jím zvoleného státního oblastního archivu nebo státního okresního archivu.
Badatel může využívat i archivní knihovnu, obsahující především regionální literaturu pro mělnický okres, základní edice pramenů k českým dějinám, základní díla pro českou a československou historii, archivnictví, pomocné vědy historické, dějiny správy, jazykové slovníky, encyklopedie, bibliografie atd. Knihy z archivní knihovny se také studují v badatelně pouze prezenčně, výjimky uděluje ředitel SOkA Mělník.
Podání písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií
Děje se na základě písemné žádosti právnických a fyzických osob (včetně orgánů státní správy a původců archiválií) zaslané archivu. Případné reprodukce archiválií, zhotovené k odpovědi na tyto žádosti jsou opatřovány ověřovací doložkou (potvrzení shody s originálem). SOkA Mělník může pouze potvrdit a sdělit údaje, které přímo zjistil z archiválií, pokud se dochovaly a jsou v jeho správě, případně doporučit kontakt na jiný archiv či organizaci, nepřísluší mu rozhodovací pravomoc, je pouze správcem informací. Kopie a ověření původcům archiválií nebo jejich právním nástupcům a státním orgánům jsou poskytovány zdarma.
SOkA Mělník odpovídá na písemné dotazy žadatelů a podle možnosti vypracovává odborné tematické rešerše, ke kterým má ve svých fondech příslušné archivní doklad. Rešeršní služby jsou zpoplatňovány. Jejich výše záleží na době a náročnosti práce, která je na rešerši vynaložena.
Vyřízení žádostí a rešerší vyžaduje často spolupráci více pracovníků archivu a prozkoumání často ještě neuspořádaných archiválií, proto může trvat vyřízení žádostí a rešerší ve složitějších případech až několik měsíců. Obvykle nelze dodržet lhůty určované správními orgány a soudy, protože by utrpěla kvalita šetření.
Výstavní a přednášková činnost
Využívání archiválií při těchto činnostech se řídí zvláštními pravidly pro vystavování archiválií, jejichž cílem je fyzická ochrana originálních dokumentů. Zhotovení reprodukcí se řídí pravidly pro reprodukční služby a jejich ceníkem .
Bezpečné uložení a zabezpečení fyzického stavu archiválií
Archiválie SOkA Mělník byly až do konce roku 1994 uloženy celkem v šesti budovách v Mělníku, Kralupech nad Vltavou a Mšeně, které ze stavebně technického hlediska nejen že nesplňovaly základní požadavky kladené na archivní objekty, ale někdy i přímo ohrožovaly další existenci archivních dokumentů. Relativní vlhkost v některých depozitářích dosahovala celoročně až 80%, což pro archiválie znamenalo permanentní nebezpečí napadení plísněmi i dalšími degradačními a destrukčními činiteli. Konstrukce většiny starých objektů nevyhovovala staticky a budovy byly bud' přetěžovány, nebo mohla být jejich kapacita využívána jen částečně, nedostatečné bylo zajištění proti požáru a násilnému vniknutí. Po desetiletí neřešené prostorové problémy Státního okresního archivu Mělník se staly neúnosnými poté, kdy byl archiv k 31.12.1994 vypovězen ze své hlavní budovy (bývalá věznice Okresního soudu Mělník), v níž byla uložena více než polovina archiválií (1700 bm) a navíc administrativní a provozní centrála archivu.
Okresní úřad v Mělníku jako zřizovatel vyřešil tuto nepříznivou situaci SOkA Mělník rozhodnutím o adaptaci objektu bývalého Okresního bytového podniku Mělník na sídlo archivu. Velká pozornost byla věnována právě požárnímu a bezpečnostnímu systému a úpravě mikroklimatu v depozitní části. Kombinací temperování tohoto prostoru pomocí teplovodního topení s částečnou automatickou regulovanou klimatizací byl vytvořen efektivní systém, pomocí jehož se zde dosahují parametry teploty a relativní vlhkosti požadované pro objekty okresních archivů (teplota vzduchu 15 ± 2 °C, relativní vlhkost 50 ±5 %).
© 2004
