Činnost archivu a poskytované služby
Státní okresní archiv Kutná Hora je od 1. 8. 2002 vnitřní organizační jednotkou Státního oblastního archivu v Praze, jeho činnost a obvod působnosti však zůstávají shodné jako v předchozím období.
Archiv zajišťuje předarchivní péči a skartační řízení u státních a samosprávných institucí a jiných subjektů v obvodu své působnosti, na území okresu Kutná Hora. Jeho úkolem je dále zpracovávat, evidovat a zpřístupňovat uložené archiválie.
Předarchivní péče a skartační řízení
Státní okresní archiv Kutná Hora dohlíží na vedení spisové služby a podílí se na vyřazování písemností (skartaci) u vymezeného okruhu institucí, především u orgánů státní správy a místní samosprávy, ale například také u škol, zemědělských družstev nebo kulturních zařízení. Do kompetence archivu náleží ty úřady a instituce, jejichž územní působnost se vztahuje k území okresu Kutná Hora a u kterých povinnost vést spisovou službu a vyřazovat písemnosti ve skartačním řízení stanovují obecně závazné předpisy.
V průběhu skartačního řízení archiv povoluje vyřazování (fyzickou likvidaci) písemností těchto původců a přejímá k uložení dokumenty trvalé hodnoty.
Státní okresní archiv Kutná Hora přejímá na základě vzájemné dohody také dokumenty trvalé hodnoty od ostatních právnických a fyzických osob, například od zájmových sdružení občanů nebo písemné pozůstalosti významných osobností z území okresu Kutná Hora.
Evidence a zpracování archiválií
Všechny archiválie uložené v archivu jsou evidovány podle způsobu svého vzniku, to znamená rozděleny na fondy (organicky vzniklé písemnosti jednoho původce) nebo sbírky (zpravidla vzniklé sbírkovou činností archivu, např. sbírka fotografií, sbírka pečetidel). Evidence archivních fondů a sbírek probíhá podle metodických zásad v rámci Jednotného archivního fondu České republiky (JAF). Evidence JAF poskytuje základní informace o názvu původce, časovém rozsahu, množství a charakteru archiválií. Evidence JAF je zpracovávána pomocí počítačového programu PEvA, jehož výsledky v podobě celostátní databáze jsou dostupné na internetové adrese www.mvcr.cz/archivy/peva/ .
Státní okresní archiv Kutná Hora v současné době eviduje přibližně 1500 archivních fondů a sbírek, ve kterých je uloženo na 4200 běžných metrů (bm) archiválií z období od 14. do 20. století. Z tohoto množství je 3000 bm zpracováno a 900 bm inventarizováno.
Zpracování archiválií má za cíl zpřístupnit je badatelské veřejnosti a pro širší kulturní nebo úřední potřeby. Archiválie jsou uvnitř fondů členěny podle zásad diplomatiky (vědy o písemných pramenech úřední povahy) na listiny, knihy (rukopisy), spisový materiál a ostatní dokumenty písemného, obrazového či jiného charakteru. Výsledkem konečného zpracování každého archivního fondu je nejčastěji inventář, pomůcka, která slouží archivářům i badatelům k orientaci v písemnostech a člení je na další věcné a časové skupiny. U předběžně uspořádaných fondů jsou vypracovány předběžné inventární seznamy, u neuzavřených fondů dílčí inventáře. K celkové orientaci v písemnostech uložených v archivu slouží publikace Průvodce po archivních fondech a sbírkách (Lubomír Vaněk – Marie Kapavíková, Kutná Hora 1969).
Zpřístupňování archiválií pro vědecké, kulturní a úřední potřeby
Přístupné bez omezení jsou všechny písemnosti uložené v archivu, pokud nejsou mladší 30 let, neobsahují citlivé osobní údaje a pokud jsou archivně zpracovány.
Omezený přístup je možný k neuspořádaným nebo částečně uspořádaným archivním fondům a k archiváliím mladším 30 let, pokud zákon neurčuje jinak. Rozhodnutí o možnosti studovat tyto archiválie náleží řediteli Státního okresního archivu Kutná Hora.
Archiválie uložené v archivu veřejnost může využívat několika způsoby:
- Přímým studiem v badatelně archivu
- Na základě písemné nebo osobní žádosti o kopii archiválie, výpis nebo rešerši z jejího obsahu
Studium archiválií v badatelně
Přímé studium archiválií je možné pouze prezenčně v badatelně archivu, která je otevřená ve dny určené pro veřejnost. Studium upravuje badatelský řád. Zájemce o studium je povinen předložit průkaz totožnosti a vyplnit badatelský list. Archiv poskytuje možnost zhotovit kopie z archiválií, a to jak na kopírovacích strojích, tak pomocí knižního či běžného scanneru. Poskytování reprografických prací je zpoplatněno na základě platného ceníku. Badatelům je k dispozici rovněž rozsáhlá odborná knihovna se zaměřením na dějiny regionu, historii a pomocné vědy historické. Studium odborné literatury je možné prezenčně v badatelně archivu.
Poskytování kopií, výpisů a rešerší z archiválií
Na základě písemné nebo osobní žádosti archiv umožňuje zhotovení kopie z archiválií pro úřední i soukromou potřebu včetně ověření (potvrzení shody s originálem). Kopie a ověření archiválií jsou zpoplatněny na základě platného ceníku. Archiv poskytuje také informace a výpisy z obsahu archiválií.
© 2004
