Náplň činnosti a poskytované služby
Archiv dohlíží na vyřazování (skartaci) písemností vzniklých z činnosti orgánů státní správy a samosprávy, jejich organizací a zařízení a jejich předchůdců a písemností vzniklých z činnosti organizací , osob a podnikatelských subjektů ve smyslu znění archivního zákona na území Středočeského kraje a hl. m.Prahy.
Zajišťuje všestrannou péči o archiválie, zpřístupňuje archiválie veřejnosti, využívá je ke zpracování odborných rešerší. Podílí se na výkonu státní správy. Archiv vytváří a spravuje knihovnu odborné literatury se zaměřením na daný region, pořádá přednášky, autorsky i vydavatelsky se podílí na regionální i celostátní publikační činnosti.
V souladu se zákonnými normami archiv vykonává následující odborné činnosti:
- Předarchivní péče
- Evidence archiválií
- Zpracování archiválií
- Zpřístupňování archiválií pro vědecké, správní, hospodářské a kulturní účely
- Bezpečné uložení a zabezpečení fyzického stavu archiválií
- Vyvíjí vlastní vědeckou činnost v oblasti regionální historie a archivnictví
Předarchivní péče
SOkA Kolín dohlíží na vyřazování, výběr a přejímání písemností při skartačním řízení u vymezeného okruhu orgánů a úřadů státní správy, orgánů územní samosprávy a jimi zřízených organizačních složek a organizací, právnických osob zřízených zákonem a jiných právnických a fyzických osob při provozování podnikatelské činnosti, sdružení občanů apod., které mají sídlo v územním obvodu okresu Kolín. Přejímá písemnosti i mimo skartační řízení. Převzaté písemnosti (archiválie) jsou bezpečně uloženy a využívány dle právních předpisů. Je kontrolován jejich fyzický stav, poškozené archiválie jsou konzervovány.
Evidence archiválií
Všechny archiválie (včetně přírůstků) jsou děleny podle původců na archivní fondy a evidovány na evidenčních listech jednotné evidence archivních fondů a jsou součástí jednotného archivního fondu České republiky. Cílem jednotné evidence je podchycení základních údajů o fondu, zejména označení původce, časový rozsah, údaje o množství kusů (listiny, knihy, kartóny, fascikly, balíky,...) a běžných metrů, fyzický stav a kategorie. Evidence se provádí jednotně v databázi počítačového programu PEvA.
Zpracování archiválií
Archiválie v rámci jednotlivých fondů se pořádají podle původních nebo umělých třídících schémat a opatřují se archivními pomůckami, které slouží k vyhledávání archiválií, informaci o původci a o fondu. Nejběžnější archivní pomůckou je inventář, k významnějším fondům se vypracovává katalog, který podrobněji postihuje obsah archiválií. Některé fondy jsou opatřeny inventárními seznamy, což jsou jen soupisy uspořádaných archiválií. Takto zpracované archivní fondy a fondy starší 30 let jsou přístupné bez omezení. Předkládání archiválií nezpracovaných a mladších 30 let je v kompetenci ředitele SOkA. Části některých fondů mohou být nepřístupné z důvodu ochrany osobnosti.
Využívání archiválií
Využívat archiválie může zájemce osobně v badatelně archivu po splnění úředních formalit-předložení průkazu totožnosti a vyplnění badatelského listu. Zároveň je mu předložen badatelský řád, knihovní výpůjční řád a ceník poskytovaných služeb státními archivy. Po konzultaci s příslušným pracovníkem archivu, nebo dle vlastního výběru, mu jsou předloženy archiválie ke studiu. Většinou na počkání, v případě složitého hledání si zájemce dohodne další návštěvu. V badatelně může též studovat knihy z příruční archivní knihovny (slovníky, encyklopedie, statistické ročenky, zákoníky, regionální historiografie, české i světové dějiny, archivnictví a pomocné vědy historické, regionální tisk a odborné časopisy). Dle jeho požadavku jsou vyhotoveny kopie, které archiv poskytuje za úplatu. Na žádost badatele a ze závažných důvodů archiválie lze zapůjčit do jiného archivu.
Podle povahy dotazu provádí archiv rešerše také na písemnou žádost.
Archiv provádí rešerše pro správní účely a poskytuje přitom ověřování kopií písemností z archivních fondů. V tomto případě žadatel uhradí správní poplatek.
Při využívání archiválií pro výstavní účely spolupracuje archiv úzce s Regionálním muzeem v Kolíně, neboť nemá vlastní výstavní prostory. Výsledky vlastní badatelské práce publikují pracovníci archivu v regionálně zaměřených časopisech a v archivem vydávaných Archivních pramenech Kolínska.
© 2004
