SOA v Praze - Státní okresní archivy:

Náplň činnosti a poskytované služby

Archiv dohlíží na vyřazování (skartaci) písemností vzniklých z činnosti orgánů státní správy a samosprávy, jejich organizací a zařízení a jejich předchůdců a písemností vzniklých z činnosti organizací , osob a podnikatelských subjektů ve smyslu znění archivního zákona na území Středočeského kraje a hl. m.Prahy.

Zajišťuje všestrannou péči o archiválie, zpřístupňuje archiválie veřejnosti, využívá je ke zpracování odborných rešerší. Podílí se na výkonu státní správy. Archiv vytváří a spravuje knihovnu odborné literatury se zaměřením na daný region, pořádá přednášky, autorsky i vydavatelsky se podílí na regionální i celostátní publikační činnosti.

V souladu se zákonnými normami archiv vykonává následující odborné činnosti:

  • Předarchivní péče
  • Evidence archiválií
  • Zpracování archiválií
  • Zpřístupňování archiválií pro vědecké, správní, hospodářské a kulturní účely
  • Bezpečné uložení a zabezpečení fyzického stavu archiválií
  • Vyvíjí vlastní vědeckou činnost v oblasti regionální historie a archivnictví

Předarchivní péče

SOkA Beroun ve skartačním řízení dohlíží na vyřazování dokumentů u vymezeného okruhu úřadů státní správy včetně justice, podniků, orgánů zájmové samosprávy veřejnoprávního charakteru (organizace, které ukládají archiválie podle § 18a zákona o archivnictví a § 6 směrnice č. 6/1975 Ú.v. do státních okresních archivů) a na základě vzájemné dohody i u některých orgánů zájmové samosprávy, sdružení občanů apod. na území, které spadá pod správu pověřených úřadů Beroun a Hořovice.

Přejímá archiválie od právnických a fyzických osob k trvalému uložení, takto převzaté archiválie jsou využívány a zabezpečeny dle legislativních nebo i dohodnutých podmínek. Původce archiválií nebo jeho nástupce k nim má neomezený přístup.

Evidence archiválií

Všechny archiválie jsou rozděleny podle metodických zásad na archivní fondy (sbírky) a evidovány na evidenčních listech, které jsou součástí jednotné evidence archivních fondů (JAF) v České republice. SOkA Beroun spravuje v současné době asi 1350 archivních fondů a sbírek, obsahujících archiválie od 15. století po současnost v celkovém rozsahu necelých 3 000 běžných metrů (bm), zpracováno je přes 2300 bm, zbytek je zatím nezpracován.

Zpracování archiválií

Archiválie v rámci jednotlivých archivních fondů a sbírek se uspořádají podle určitého třídícího schématu. K takto uspořádanému archivnímu fondu (sbírce) jsou v archivu vytvářeny různé druhy archivních pomůcek poskytujících informace o archiváliích, jejich obsahu a o fondu samém.

Zpřístupňování archiválií pro vědecké, správní, hospodářské a kulturní účely

Aby mohly být archivní fondy a sbírky nebo jejich části využívány veřejností, musí být zpracovány, fyzický stav archiválií musí využívání umožňovat a nesmí se na ně vztahovat jiná zákonná omezení.

Přístupné bez omezení jsou všechny zpracované archivní fondy (sbírky) starší 30ti let. Některé části mohou být nepřístupné z důvodu ochrany osobnosti. Celý fond může být nepřístupný pouze dočasně - např. z důvodů konzervace (fyzické ochrany).

Částečně přístupné jsou nezpracované, nebo částečně zpracované fondy (sbírky) a všechny archiválie mladší 30ti let. Povolení ke studiu je v kompetenci ředitele SOkA Beroun, může být vázáno na souhlas původce, pokud si to tento vyhradil.

Nepřístupné (bez možnosti udělení výjimky ke studiu, využívání je možné pouze původcem nebo orgány státní správy při dodržení příslušných předpisů) jsou v SOkA Beroun archiválie, na které se vtahují jiná zákonná omezení (zákon č. 256/1992 Sb.).

Archiválie uložené v archivu může při respektování platných právních norem využívat každý. Je možné toho dosáhnout těmito způsoby:

  • přímým studiem archiválií, jejich reprodukcí, nebo archivních pomůcek v badatelně archivu
  • nepřímo na základě písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií
  • prostřednictvím výstavní a přednáškové činnosti.

Studium archiválií v badatelně

SOkA Beroun poskytuje své služby badatelům v badatelně zpravidla v určených badatelských dnech. Studium archiválií v badatelně upravuje příslušná směrnice a badatelský řád. Při návštěvě archivu badatel předloží průkaz totožnosti a vyplní badatelský list.

K archivním fondům existují archivní pomůcky, které jsou výsledkem zpracování archiválií. V nich lze nalézt informace o obsahu archiválií a základní informace o jejich původci. Na základě archivní pomůcky badatel vybere konkrétní archiválie nebo jejich skupiny. Archivní materiál je v badatelně připraven zpravidla okamžitě, v některých případech příprava vzhledem k povaze a rozsahu archivního materiálu vyžaduje delší dobu.

Archiválie lze studovat pouze prezenčně, nelze je vynášet mimo badatelnu. Z archivního materiálu může badatel podle platných zásad obdržet za úplatu reprodukce. Badateli mohou být archiválie SOkA Beroun předloženy ke studiu v badatelně jím zvoleného státního oblastního archivu nebo státního okresního archivu.

Badatel může využívat i archivní knihovnu, obsahující především regionální literaturu pro mělnický okres, základní edice pramenů k českým dějinám, základní díla pro českou a československou historii, archivnictví, pomocné vědy historické, dějiny správy, jazykové slovníky, encyklopedie, bibliografie atd. Knihy z archivní knihovny se také studují v badatelně pouze prezenčně, výjimky uděluje ředitel SOkA Beroun.

Podání písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií

Děje se na základě písemné žádosti právnických a fyzických osob (včetně orgánů státní správy a původců archiválií) zaslané archivu. Případné reprodukce archiválií, zhotovené k odpovědi na tyto žádosti jsou opatřovány ověřovací doložkou (potvrzení shody s originálem). Kopie a ověření původcům archiválií nebo jejich právním nástupcům a státním orgánům jsou poskytovány zdarma.

SOkA Beroun odpovídá na písemné dotazy žadatelů a podle možnosti vypracovává odborné tematické rešerše, ke kterým má ve svých fondech příslušné archivní doklad. Rešeršní služby jsou zpoplatňovány. Jejich výše záleží na době a náročnosti práce, která je na rešerši vynaložena.

Výstavní a přednášková činnost

Využívání archiválií při těchto činnostech se řídí zvláštními pravidly pro vystavování archiválií, jejichž cílem je fyzická ochrana originálních dokumentů. Výstavy pořádá archiv zpravidla jednou ročně, na podzim, v rámci Dnů evropského dědictví ve spolupráci s městem Beroun.

Bezpečné uložení a zabezpečení fyzického stavu archiválií

Archiv až do roku 1995 měl uloženy archiválie v několika vesměs zcela nevyhovujících budovách s vysokou relativní vlhkostí vzduchu. Teprve v roce 1996 byla zpřístupněna nová účelová archivní budova, která zaručuje bezpečné dlouhodobé uložení všech archiválií. Archiválie jsou díky klimatizaci uchovávány v mikroklimatu, které charakterizuje průměrná teplota kolem 17 stupňů C a 50 % relativní vlhkosti vzduchu.

Webmaster
© 2004