Náplň činnosti a poskytované služby
Archiv dohlíží na vyřazování (skartaci) písemností vzniklých z činnosti orgánů státní správy a samosprávy, jejich organizací a zařízení a jejich předchůdců a písemností vzniklých z činnosti organizací , osob a podnikatelských subjektů ve smyslu znění archivního zákona na území okresu Benešov.
Zajišťuje všestrannou péči o archiválie, zpřístupňuje archiválie veřejnosti, využívá je ke zpracování odborných rešerší. Podílí se na výkonu státní správy. Archiv vytváří a spravuje knihovnu odborné literatury se zaměřením na daný region, pořádá přednášky, autorsky i vydavatelsky se podílí na regionální i celostátní publikační činnosti.
V souladu se zákonnými normami archiv vykonává následující odborné činnosti:
- Předarchivní péče
- Evidence archiválií
- Zpracování archiválií
- Zpřístupňování archiválií pro vědecké, správní, hospodářské a kulturní účely
- Bezpečné uložení a zabezpečení fyzického stavu archiválií
- Vyvíjí vlastní vědeckou činnost v oblasti regionální historie a archivnictví
Předarchivní péče
Státní okresní archiv Benešov ve skartačním řízení dohlíží na vyřazování dokumentů u úřadů státní správy včetně justice, podniků a zájmové samosprávy. Přejímá dále i archiválie od právnických a fyzických osob.
Evidence archiválií
Archiválie jsou rozděleny na jednotlivé fondy (případně sbírky) a evidovány na evidenčních listech jednotné, celostátní evidence archivních fondů (JAF). Evidence archiválií se dále provádí i v databázi počítačového programu Evidence listů JAF (PEvA). Přírůstky jsou evidovány v přírůstkové knize a rovněž v rámci programu PEvA.
Zpracování archiválií
V rámci jednotlivých fondů jsou archiválie pořádány a inventarizovány, zvláště významné části fondů též katalogizovány. K uspořádaným fondům (sbírkám) jsou následně vytvářeny archivní pomůcky: inventáře a katalogy. Takto zpřístupněné archiválie lze využít k studijním účelům.
Zpřístupnění archiválií
1. Studium v badatelně
Studium archiválií v badatelně upravuje badatelský řád. Návštěvník archivu je povinen předložit občanský průkaz a vyplnit badatelský list. Zpřístupnění archiválií omezuje jejich fyzický stav a aktuální stav zpracování fondu. Neuspořádané fondy a sbírky jsou přístupné pouze jen s povolením ředitele archivu. Běžně přístupné nejsou dále archiválie mladší třiceti let (podle ustanovení zákona č. 97/1974 Sb.m, o archivnictví) a archiválie obsahující osobní údaje (podle ustanovení zákonů 101/2000 Sb. a 256/1992 Sb. o ochraně osobních údajů). Archiválie ke studiu si lze objednat telefonicky nebo přímo v badatelně. Součástí benešovského archivu je i knihovna se zaměřením na obecné a regionální dějiny.
2. Žádost o rešerši
Prostřednictvím písemné žádosti lze Státní okresní archiv v Benešově požádat o provedení rešerše, výpisu či opisu z archivních fondů. Případné reprodukce archiválií jsou opatřeny ověřovací doložkou. Zhotovování rešerší je zpoplatňováno v souladu s interními a centrálními nařízeními (zákon ČNR č. 368/92 Sb. ve znění pozdějších předpisů). Pořizování kopií a ověřování pro původce fondů (nebo jejich právní nástupce) a státní orgány je poskytováno zdarma.
3. Výstavy
Svěřené archiválie se v zásadě nevystavují. Ve výjimečných případech se vystavuje pouze omezené množství v nejkratší možné době. Podmínky jsou vždy stanoveny individuální smlouvou s vystavovatelem.
Uložení archiválií
Od roku 2000 jsou veškeré fondy a sbírky uloženy v moderních depozitářích v budově archivu. V depozitářích je zajištěna stálá teplota (cca 15 ° C) a vlhkost (cca 5 %).
© 2004
